Vállalat: Békás Kft.
Iparági szektor: Élelmiszeripari nagykereskedelem
Megoldási terület: Integrált vállalatirányítás
 |
„Úgy vágtunk bele a pályázatba, hogy mindenképpen be akartuk vezetni a Navisiont, ha nem jött volna össze, akkor is megcsináljuk. De hála istennek összejött.” - Nádaskai László, ügyvezető igazgató, Békás Kft. A garázscégből több milliárd forintos éves forgalmat bonyolító, több mint 80 alkalmazottat foglalkoztató középvállalattá nőtte ki magát az élelmiszeripari nagykereskedelemmel foglalkozó budapesti cég, amelynek már Győrben is van telephelye. A családi vállalkozásként indult Békás Kft. 2006-ban vezette be a Microsoft vállalatirányítási rendszerét, amely kulcsszerepet játszik a vállalat további növekedésében: naprakésszé tette a készletnyilvántartást és a könyvelést, élőmunkát takarít meg és könnyedén tervezhetőek általa a logisztikai és pénzügyi folyamatok, a tulajdonosoknak pedig már nem kell mindent fejben tartaniuk. |
A Békás Kft. családi vállalkozás, Nádaskai László és felesége Piroch Zsuzsanna alapította tizenhat évvel ezelőtt. Az ötletet az adta, hogy a Piroch családnak volt egy büféje Békásmegyeren, ahol fagylaltot is árultak, és a fagylaltporért melyet akkor még csak egy helyen lehetett kapni – át kellett utazni az egész várost. Úgy gondolták, hogy ha helyben is lenne egy ilyen kereskedés, a környékbeliek valószínűleg inkább hozzájuk jönnének az alapanyagért. Így aztán fagylaltpor és tölcsér forgalmazásával kezdődött a sikertörténet egy negyven négyzetméteres garázsban, közvetlenül a rendszerváltás után. „Hála istennek jókor léptünk erre a piacra, kereslet volt a tevékenységünkre, keresleti piac volt. Annak idején például mindössze egyetlen margaringyártó működött, amelynél sikerült elérni, hogy viszonteladói legyünk” – emlékszik vissza nosztalgikusan a hőskorra a cég ügyvezetőtulajdonosa. A fagylaltosok, cukrászok után a sütőipart célozták meg, majd tejtermékekkel is bővítették az árukínálatot. Ennek eredményeképpen néhány év múlva a családi házat is kinőtte a cég ekkor egy korszerű, ezer négyzetméteres raktárba költöztek a Bécsi útra, gépkocsikat vásároltak, valamint üzletkötőket vettek fel. "Sokkal jobb akciókat tudunk csinálni, jobban tudjuk mérni egy akció hatékonyságát, ami segít a következő akció kidolgozásában. A célcsoportokra jobban rá tudunk szűrni és célirányosabban tudunk akciókat tervezni." Nádaskai László A Békás Kft. alkalmazotti gárdája fiatal, tanulékony, gyorsan el tudták sajátítani a rendszer használatát. Jelenleg napi szinten 50 ember használja a Navisiont, amely a Windows környezetbe jól illeszkedik, sok olyan adat van, amit Excel-be átrakva is használnak. A vállalatirányítási rendszer a cég összes folyamatát – beszerzés, raktározás, készletnyilvántartás, számlázás, vevőstatisztikák, könyvelés – lefedi, egyelőre csak a bérszámfejtést nem integrálták anyagi okokból, noha lehetséges lenne. "Addig lehetett kézben tartani a folyamatokat, amíg azok fejben voltak" Nádaskai LászlóA háttér
A garázst hamarosan kinőtte a magát akkoriban kizárólag szájhagyomány útján reklámozó vállalkozás: az eleinte fagylaltosokból és cukrászokból álló vevőkör részéről újabb és újabb termékekre merült fel az igény. A tölcséren kívül többek között díszítőanyagot, csokoládét, tortadarát, tejport kértek – és kaptak is, mivel a Békás Kft. felkutatta a gyártókat és igyekezett minden igényt kielégíteni. Néhány év elteltével egy családi házat vásároltak, amely raktárként funkcionált: ott már hűtést igénylő termékeket is felvehettek a termékpalettára, ezen kívül saját gépkocsival kiszállítást is vállaltak, így beléptek az első alkalmazottak: egy raktáros és egy sofőr.
Akkoriban már nem voltak egyedül a piacon. „Az előnyünk az, hogy megbízhatóak és precízek vagyunk, ezen kívül mindig arra törekedtünk, hogy a kuncsaftot száz százalékosan kiszolgáljuk. Ha valami nem volt raktáron, megoldottuk egy második kanyarba. Általában jellemző, hogy nagyon rugalmasak vagyunk a vevőinkkel. Annak idején, ha valakinek például reggel öt órakor vagy este tízkor vagy akár hétvégén jutott eszébe vásárolni, akkor odamentünk, kinyitottunk és kiszolgáltuk. Ez volt a nagy erősségünk.” – magyarázza az ügyvezető, hogyan tudtak talpon maradni, sőt tovább bővülni az egyre élesebb piaci versenyben. A tulajdonosok minden bevételt visszaforgattak a cégbe, minden forintot új kocsikra, új hűtőkre, állványrendszerre, targoncára költöttek. Nádaskai László és felesége Piroch Zsuzsanna naponta 14 órát dolgozott, „de csak így lehetett annak idején fejlődni és bővülni” – mondja.Nincs megállás
A Bécsi úti raktárat a szomszéd telkek megvásárlásával bővítették, ám 2003-ra már ez sem volt elegendő: ekkor hitellel, banki segítséggel vásárolták meg a jelenlegi, békásmegyeri telephelyet, amely egy 3000 négyzetméteres raktárépület. Az újabb költözés idején már nyolc teherautóval terítette az árut, és több mint harminc alkalmazottat foglalkoztatott a cég. A nagyobb, és funkcionálisan is jobban használható raktár további bővülésre adott lehetőséget: több üzletkötővel, nagyobb intenzitással, több marketingmunkával nyitottak a gasztronómiai üzletág felé, a vevőkör éttermekkel, szállodákkal és nagy konyhákkal bővült.
Ekkor már tudatos marketingtevékenység is zajlott a cégnél: saját újságot jelentettek meg Más tészta címmel, és olyan kiadványokat juttattak el partnereikhez, amelyek az újdonságokra és az árakciókra hívták fel a figyelmet. „Láttuk azt, hogy a torta már nem lesz nagyobb, csak többen osztozkodunk rajta” – mondja az ügyvezető. Viszonteladóként korán felismerték, hogy szolgáltatni is kell, ezért a forgalmuk egyre jobban eltolódott a kiszállítás irányába: míg korábban nagyjából ötven százalék volt a bejáró vevők aránya, ma már 90-95 százalékuknak a cég szállítja ki a megrendelt árucikkeket.
Két évvel ezelőtt, 2004-ben Győrben is vettek egy 1000 négyzetméteres raktárat, és ott is nyitottak egy lerakatot. A Békás Kft. éves forgalma 2006- ban meghaladta az 5,5 milliárd forintot, alkalmazottainak száma pedig több mint 70 főre emelkedett.Információ-technológiai elvárások
A cég által használt informatikai megoldások az üzemméret növekedésével váltak egyre bonyolultabbá: „Kezdetben kézi számlázás volt, naplófőkönyvet vezettünk, nagy volt a hibalehetőség.” – emlékszik vissza Nádaskai. Aztán egy ismerősük ajánlott egy fiatalembert, aki DOS-os számlázóprogramot készített, de ha valamelyik vevőnek speciális ára volt, azt még mindig a kockás füzetben kellett nyilvántartani. A számlázóprogramot később készletnyilvántartással, majd további funkciókkal bővítették, de a könyvelés maradt egy külső cégnél, akik számlánként, manuális úton rögzítették az adatokat, és emiatt permanens elmaradásban volt az adminisztráció.
A Békás Kft.-nél több mint egy éve élesben működik a Microsoft Navision: a DOS programmal egy bizonyos üzemméret meghaladása után már nem tudták követni az árumozgást, a vevőket, a készletet, a logisztikát és az árakat. „Addig lehetett kézben tartani a folyamatokat, amíg azok fejben voltak.” – magyarázza az ügyvezető. A vállalatirányítási rendszert mindenképpen bevezették volna, és ehhez kapóra jött a GVOP keretében elérhető pályázati forrás, amely a beruházás ötven százalékát fedezte.
Az előzetes felmérések után a Békás Kft. az SAP Business One-t és a Microsoft Navisiont ítélte a számukra legmegfelelőbb vállalatirányítási rendszereknek. Végül azért választották a Navision-t, mert úgy érezték, jobban szolgálja a kis és középvállalatok igényeit. Rugalmasabbnak tűnt a rendszer kezelése, és rendelkezett a Békás Kft.-hez hasonló, kis és középvállalati referenciákkal is. „Az SAP-nak abban az időben főleg nagy multik voltak a partnerei” – magyarázza az ügyvezető, „nekünk viszont nagyon sokat számít a személyes kontaktus az ügyféllel, meg egymással itt házon belül”. A pályázatot egy pályázatíró cég segítségével nyújtották be, a vállalatirányítási rendszert a MultiSoft Számítástechnikai Kft. telepítette a cégnél. „Úgy vágtunk bele a pályázatba, hogy mindenképpen be akartuk vezetni a Navisiont, ha nem jött volna össze, akkor is megcsináljuk. De hála istennek összejött.” – mondják az ügyvezetők.A bevezető partner
A Microsoft Dynamics NAV egyik legsikeresebb magyarországi szállítója, a több mint 90 hasonló projekttel büszkélkedő MultiSoft rekordidő, mindössze 3 hónap alatt vezette be a Békás Kft.- nél a rendszert, amely ma már stabilan és megbízhatóan működik. Mint minden bevezetés, járt bizonyos problémákkal, de az első hónapban sikerült a hibák 80-90 százalékát, a következő 3 hónap alatt pedig a maradék 10-20 százalékot is elhárítani. Átmeneti időszak nem volt: élesben álltak át a régi rendszerről az újra, de a MultiSoft folyamatos támogatásának köszönhetően ez különösebb gondot nem okozott.
ügyvezető-tulajdonos
Békás Kft.Megoldás
A bevezetés előnyeit hosszan sorolja az ügyvezető: elsősorban a könyvelés miatt volt nagy ugrás, mert korábban soha nem tudhatta pontosan, hogyan is áll a cég, az adminisztráció lemaradása miatt év közben nem nagyon látott részeredményeket. De más szempontból is nagyon megérte a befektetés: a rendszer segítségével 16 teherautó napi programját szervezik, számítógépen tervezik a fuvarokat. Egy ráfejlesztés segítségével a dolgozók – sofőrök, kocsikísérők, raktárosok, számlaírók, üzletkötők – teljesítménye is egzakt módon mérhető. A Navision-ben a vevőket és a termékeket is csoportosítani lehet: ki mennyit vásárol és miből, melyek a húzótermékek, és melyek nem azok.
Ha nem vezették volna be a Navisiont, akkor nem tudnák olyan pontosan kiszolgálni a vevőiket, mint most, ami könnyen vevővesztéshez vezethetett volna. A logisztikai rendszer nélkül sokkal nagyobb lenne az élőmunkaigény, adminisztrációs téren körülbelül 5 alkalmazottal többre lenne szükség. Sokat nőtt a munkavégzés hatékonysága is: „A lányok egy évvel ezelőtt még úsztak a rendelésfelvétellel, délután négykor még írtuk a számlákat, a logisztikus nem tudta összerakni a fuvarokat.” Most viszont annyival hatékonyabb lett a rendelések kezelése, hogy az ezzel foglalkozó munkatársaknak már másra is jut ideje, sőt kevesebb ember gyorsabban feldolgozza a megnövekedett rendelésállományt. A raktárban is azt tapasztalták, hogy a rendszer bevezetése óta jóval kevesebb emberrel is meg lehet oldani a feladatokat.
Értékesítési oldalról a Navision segítségével kiderül, hogy merre mozdul a piac: „Sokkal jobb akciókat tudunk csinálni, jobban tudjuk mérni egy akció hatékonyságát, ami segít a következő akció kidolgozásánál. A célcsoportokra jobban rá tudunk szűrni és célirányosabban tervezhetők az akciók.” – mondja az ügyvezető. Elektronikus megrendeléseket még nem kapnak, a rendelések telefonon, faxon, és kisebb részben emailben érkeznek. A Navision segítségével a budapesti és a győri raktár, tehát a két telephely adatait egyben és külön-külön is elemezni lehet, így külön látható a budapesti és a győri cég eredményessége.
ügyvezetőtulajdonosa
Békás Kft.
