 |
Vállalat: BakeMark Magyarország Kft. |
A Bakery Supplies Europe, a holland CSM NV üzletága a Microsoft integrált vállalatirányítási rendszerét használja valamennyi kis- és középméretű vállalatánál. A BakeMark Magyarország mindössze 6 hét alatt vezette be a rendszert – amelyet el is nevezett plug and play ERP megoldásnak.
Az ügyfél
A holland CSM 1919-ben cukor gyártóként kezdte tevékenységét. Napjainkban négy fő területen – sütőipari alapanyagok, édesipari és biokémiai termékek, valamint cukor – a lakossági és a vállalati piacon egyaránt jelen van. A diemen-amszterdami székhelyű csoport vállalatai többnyire Európában és Észak-Amerikában működnek, de Dél-Amerikában és Ázsiában is megtalálhatók kirendeltségei. A CSM jelenleg 14 ezer alkalmazottat foglalkoztat világszerte, bevétele a 2001-2002-es pénzügyi évben 3,4 milliárd euró volt.
Ennek a tortának az egyik legnagyobb (31,2%-os) szeletét a Bakery Supplies Europe üzletág tevékenysége adja, amely 22 vállalattal rendelkezik 16 európai országban. A sütőipari alapanyagok első számú szállítója a kontinensen, ahol 12%-os piaci részesedést mondhat magáénak, becsült piaci értéke pedig 8,5 milliárd euró. A CSM Bakery Supplies Europe részét képező BakeMark International 1991 óta van jelen Magyarországon.
A BakeMark Magyarország a sütőipari alapanyagok legnagyobb szállítója hazánkban. Ügyfelei között a kis pékségek és a sütőipari üzemek, a szupermarketekben működő pékségek és a vendéglátóipari egységek, az étkeztetésben érdekelt vállalkozások egyaránt megtalálhatók. A cég mintegy 200 nagy ügyfelet szolgál ki közvetlenül, a kisebb pékségeket és a vidéki vállalatokat pedig 19 nagykereskedő partnerén keresztül látja el pékipari és cukrászati alapanyagokkal, valamint sütőipari zsírokkal.
A CSM 2003 júniusában hazánkban is megvásárolta a Unilever sütőipari zsírokat forgalmazó ágazatának leányvállalatát, amelyet a BakeMark Magyarországgal egyesített. Az akvizíció következtében a magyar vállalat ügyfélköre és forgalma egyaránt ugrásszerűen megnőtt, a mindössze 32 alkalmazottat foglalkoztató cég bevételei éves szinten elérik a 3,6 milliárd forintot.
A probléma
A BakeMark Magyarország ezzel olyan fordulóponthoz érkezett, amelyen integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése mellett döntött. A CSM más országokban működő vállalatai már korábban használni kezdték a Microsoft Business Solution Navisiont, és olyan kedvező tapasztalatokat szereztek vele, hogy a cégcsoport elhatározta, ezt az ERP rendszert fogja bevezetni minden – maximum 300 alkalmazottat foglalkoztató – kis- és középvállalatánál. Mindennek köszönhetően a CSM berkeiben mára értékes tudás és tapasztalat halmozódott fel a Navision bevezetését és használatát illetően.
A CSM és a Bakery Supplies Europe hosszú távú, stratégiai jelentőségű döntést hozott, amikor a Navisiont választotta alapul informatikai rendszereinek egységesítéséhez. A cégvásárlások sora és a terjeszkedés ugyanis az évek során igen tarka IT-környezet kialakulásához vezetett, amely az összeolvadó vállalatokban az irányítást megnehezítette. A Bakery Supplies Europe vezetői ugyanakkor pontosan tudták, mire van szükségük: releváns üzleti adatokra, gyorsan, az üzletág egészére nézve.
Niklaus Siegfried, az új üzleti fejlesztések projektmenedzsere a közép-kelet-európai térségben, a BakeMark Magyarország pénzügyi és informatikai igazgatója, mielőtt hazánkba érkezett, személyesen irányította a Navision bevezetését a CSM egyik svájci vállalatánál.
– Amikor a BakeMark Switzerlandhoz csatlakoztam 2001-ben, a döntést már meghozták – mondja Niklaus Siegfried. – Ekkor találkoztam első ízben a Navisionnel. Bizonyos értelemben nem volt más választásom, de csakhamar ráébredtem, hogy ezzel mennyire elégedett vagyok. A Navision bevezetése helyes döntés volt. Korábban a pénzügyi szektorban álltam alkalmazásban, ahol az ember gyakran nagy és esetenként rugalmatlan rendszerekkel dolgozik. A Navision használata ettől teljesen eltérő élmény, ez az egyik legkönnyebben kezelhető, leginkább felhasználóbarát környezet. Véleményem szerint, ha valaki ismeri valamelyest a Microsoft Access használatát, a Navision kezelése semmilyen nehézséget nem okozhat számára. Stratégiánk azt is megköveteli, hogy minden országban a Navision lokalizált változatát vezessük be vállalatainknál. Mivel a rendszer magyar változata rendelkezésre áll, egyértelmű volt, hogy a BakeMark Magyarország is a Navisiont fogja bevezetni. Jelenleg magyar, osztrák és svájci leányvállalataink használják ezt a rendszert, de rövidesen angol és holland cégeink is csatlakoznak hozzájuk, portugál és spanyol kollégáink pedig szintén tervezik a Navision bevezetését.
A BakeMark svájci vállalata a Navision implementálása előtt az SAP-t használta. Magyarországon előzőleg egy helyi szoftvercég egyedi megoldását használta a BakeMark, amely azonban nem tudta megfelelően kiszolgálni a dinamikusan növekvő cég üzleti folyamatait.
– Az élelmiszeripar szűk ártöbblettel dolgozó ágazat, ezért döntő jelentőségű számunkra, hogy nyomon követhessük, miként alakul a beszerzés, a raktározás és az értékesítés – mondja Niklaus Siegfried. – Ennek érdekében ún. háromdimenziós megközelítést alkalmazunk, amelyben az egyes dimenziókat a termék, a számlafőkönyv és az ügyfél alkotja. Mindig látnunk kell, hogy az adott pillanatban ezekben a dimenziókban milyen eredményeket értünk el. Az üzletág felé adott jelentéseink alapját is ezek az adatok képezik, miként napi munkánkat, döntéseink meghozatalát is ez az információ támogatja. Mindehhez integráció, a megbízható üzleti adatok valós idejű hozzáférhetősége szükséges.
A megoldás
Amikor a CSM 2003 júniusában megvásárolta a Unilever sütőipari zsírokat forgalmazó vállalatát hazánkban, már nyilvánvaló volt, hogy a meglévő rendszerek nem támogtják medfelelően az üzleti folyamatokat, és ezért a BakeMark Magyarország a Navisiont fogja bevezetni. Niklaus Siegfried a projekt vezetőjeként célul tűzte ki, hogy az új integrált vállalatirányítási rendszert október 1-jén éles üzembe helyezzék. És pontosan ez is történt.
A BakeMark Magyarország a MultiSoft Kft. közreműködésével mindössze 6 hét alatt elkészült a Navision bevezetésével. Ahogyan Siegfried úr fogalmazott, a Navision valódi plug and play ERP megoldás, csak telepíteni kell, és már használható is. A bevezetés a Navision 3.6-os verziójával indult, de a BakeMark azóta frissített a közben megjelent 3.70-es verzióra, ez a rendszer a vállalat minden elvárásának megfelel.
– A pénzügyi modult vettük alapul, és köré építettük a beszállítók és ügyfelek, a megrendelések és eladások, a raktárkészlet és a bérszámfejtés moduljait – mondja Niklaus Siegfried. – A rendszer Navision szerveren fut, amelyhez 10 munkaállomás kapcsolódik helyben, a BakeMark Magyarország irodáiban. De már tervezzük a Windows Terminal Services alkalmazását. Ezek a terminálszolgáltatások lehetővé teszik majd a terepen dolgozó kerskedőink számára a távoli hozzáférést. Svájci leányvállalatunknál már használunk egy ilyen megoldást. Ottani kollégáink távoltól is elérhetik a Navisiont, átküldhetik Excel alapú jelentéseiket és felkészülhetnek a következő munkanapra. A BakeMark Magyarországnál 2004 folyamán 10-12 kereskedőnk fog hasonló módon távoli hozzáférést kapni.
A rövid implementációs idő miatt a Bake Mark úgy döntött, hogy csak kevés adatot visz át az új rendszerbe. Ilyenek a fő alapadatok, mint vevők, szállítók, nyitott vevő és szállító számlák. Szerencsére a standard interfészek könnyű átvitelt biztosítottak Excel és ASCII-fájlokba.
– Két körülménynek köszönhetően különösen gördülékenyen haladhatott ez a projekt – mondja Niklaus Siegfried. – A MultiSoft minden részletében ismeri a Navisiont, ugyanakkor vállalatunk is tapasztalt már ennek az integrált vállalatirányítási rendszernek az implementálása terén. Így mindketten tudtuk, hogy először pontos tervet kell készítenünk arra nézve, hogy mit akarunk, és azt hogyan fogjuk elérni. Ez volt egyúttal a bevezetés legnehezebb szakasza, amikor a különböző elképzeléseket, mi hogyan nézzen ki és miként működjön, közös nevezőre kellet hoznunk. De egy ilyen projekt során a vállalatnak sosem szabad a rendszerrel szemben támasztott elvárásait előtérbe helyeznie, hanem arra kell összpontosítania, hogy az ügyfelei mit várnak tőle, és a rendszer miként segítheti abban, hogy jobban kiszolgálhassa ezeket az igényeket. Miután megvolt az egyetértés, a bevezetés nyílegyenesen haladhatott előre. Kis létszámú projektcsapatunk arra törekedett, hogy a Navision alapmegoldásaiból a lehető legtöbbet átvegye. Meg vagyok róla győződve, hogy ebben a tekintetben ésszerű dolog a Microsoft Business Solutions vagy valamely más vezető ERP-szállító tapasztalataiból meríteni. Ők ugyanis mélyrehatóan elemezték, hogy egy-egy vállalat miként működhet az adott területen a lehető leghatékonyabban. Az így szabványosított üzleti folyamatok többsége a te vállalatodnál is sikerrel alkalmazható lesz. Ha ellenben a végsőkig ragaszkodni fogsz a saját egyedi folyamataidhoz, anélkül, hogy komolyan mérlegelnéd a rendszer által kínált alternatívákat, a bevezetésed a testre szabás magasiskolája lesz, amely azonban csak az első frissítésig fog működni. Mi el akartuk ezt kerülni.
A MultiSoft ugyanakkor néhány speciális funkciót is kifejlesztett a BakeMark Hungary számára, közöttük a korlátozott költségelszámolást, amelynek segítségével a vállalat bizonyos költségeket adott termékekhez vagy termékcsoportokhoz rendelhet.
– A költségelszámolás még nem tartozik a Navision szabványos üzleti folyamatai közé – mondja Niklaus Siegfried. – Minden vállalat kifejleszti a saját megoldását, mi is ezt tettük Svájcban, és azt hiszem, a Microsoft Business Solutions ehhez egy általánosan használható eszközt bocsáthatna rendelkezésre egy következő verzióban. Amit különösen nagyra értékelünk a Navision 3.70-ban, az a rendszer többdimenziós működése, amely lehetővé teszi az eredmények strukturálását, így a vállalat mindig láthatja, hogy azok miből erednek. Enélkül a cég vakon repül, ami hosszabb távon elfogadhatatlan. Mindent egybevéve, 6 hét alatt az ember nem foglalkozhat egy ilyen bevezetés minden vonatkozásával, de a Navision segítségével működő rendszert állíthat fel, amelyen az élesben menetelt követően további finomításokat végezhet.
Siegfried úr megítélése szerint a frissítésre és a hotline szolgáltatásra kötött szerződés fedni fogja a Navision alapfunkcionalitását, de a vállalat jól teszi, ha a bevezetéshez és a támogatáshoz is olyan megbízható és elkötelezett partnert választ, mint amilyennek a MultiSoftot a projekt során megismerte.
Eredmények és tervek
A Navision bevezetése egyszerű. A rendszer alapváltozatát Dániában fejlesztik, amelyre a Microsoft Business Solutions partnerei az egyes országokban helyi verziókat építenek: ezek az adott törvényekkel és szabályozással összhangban képesek kezelni az emberi erőforrással és az adókötelezettséggel összefüggő feladatokat. A CSM felismerte, hogy a sütőipari alapanyagokat forgalmazó üzletágát alkotó vállalatok többé-kevésbé azonos termékszerkezettel és így hasonló informatikai igénnyel rendelkeznek. Ezért a Navisiont választotta számukra ERP rendszerként, amelyre egy speciális funkcionalitást hordozó vállalati alapot fejlesztett a vállalatcsoport tagjai számára. Ezt a magot a Microsoft Business Solutions holland Navision partnere fejlesztette ki a 3.70-es verzióhoz, amely a továbbiakban frissíthető lesz az ERP rendszer újabb kiadásaira. A speciális funkciókat hordozó magot a CSM elsőként holland és angol vállalatainál fogja bevezetni, azután a többi országban is sor kerül alkalmazására.
– Ez a Navision másik fő előnye, egészen kevés testre szabás mellett bevezethető, de ahol szükséges a különös igényekhez igazítani, ott ez könnyen megtehető – mondja Niklaus Siegfried. – Három éve használom a Navisiont. Több bevezetési projekttel a tarsolyomban azt hiszem, hogy kiváló technológiát nyújt az adatszűréshez és az adatok Excel-be vagy más analitikai ill. jelentéskészítő alkalmazásba történő exportálásához. Így a felhasználó menet közben bármikor könnyen és gyorsan áttekintést nyerhet az eredményekről. És ehhez nem kell elsajátítania speciális felhasználói ismereteket, a jelentések felépítése és kinézete rendkívül egyszerűen definiálható. Egy kis vállalatnál az alkalmazottaknak képeseknek kell lenniük arra, hogy szükség esetén gyorsan átvegyék egymás feladatkörét. A Navisionnel ez nem jelent gondot, a különböző modulok használata rendkívül egyszerűen megtanulható. Mindegyik ugyanazzal az ismerős grafikus kezelőfelülettel rendelkezik, amelyen a hasznos funkciók, mint például a másolás/beillesztés és a nyomtatás egy kattintással elérhetők. Nem utolsósorban a Navision nagyonversenyképes ár/teljesítmény arányt nyújt. Történetesen kiszámoltuk a különböző vállalatainknál előfordult ERP rendszerek egy munkahelyre eső költségét, és ezek a Navision esetében jelentősen alacsonyabbak voltak.
A kereskedők távoli hozzáférésének biztosítása mellett a BakeMark Magyarország a Navision CRM, azaz ügyfélkapcsolat-kezelő funkcionalitásának a bevezetését is tervezi. A döntést üzletág szintjén fogják meghozni, és a Bakery Supplies Europe már dolgozik az előkészítésén.
