Vállalat: Schrack Seconet Kft.
Iparági szektor: szolgáltatás
Megoldási terület: integrált vállalatirányítás
Egy kisvállalkozás számára nem feltétlenül az árbevétel nagyságától függ, hogy érdemes-e bevezetnie vállalatirányítási rendszert, sokkal inkább attól, hogy a vállalati folyamatok mennyire komplexek. A tűzjelzőket forgalmazó Schrack Seconet példája azt mutatja, hogy akár egy év alatt is megtérülhet a befektetés.
A tűzjelző és oltórendszerek tervezésével, telepítésével és karbantartásával foglalkozó Schrack Seconet Kft. jogelődjét, a Kema Kft.-t. 1990-ben alapították. A cég a kezdetektől az osztrák Schrack Seconet AG disztribútora volt, amely vállalat 2001-ben vásárolta meg a magyar vállalkozás többségi részesedését. A felvásárlást követően már nem disztribútorként, hanem a gyártó cég képviseleteként működnek, ebből következően átalakult a leányvállalat tevékenysége, illetve ügyfélköre is: a termékpaletta bővült egy nővérhívó rendszerrel, emellett pedig a termékek eladása mellett szolgáltatásokkal, így vevőszolgálattal is az ügyfelek rendelkezésére állnak.
A társaságnál – ahol kezdetben ketten, most pedig már 30-an dolgoznak – 3-4 éve jelentkezett igény arra, hogy valamilyen irányítási rendszert vezessenek be, ez akkor azonban még mind az árbevételhez, mind az eredményhez képest túlságosan nagy befektetés lett volna – meséli a kezdeteket Kretz Tamás, a Schrack Seconet Kft. ügyvezetője. Tavaly azonban már a cég árbevétele elérte a 850 millió forintot, ebből pedig már futotta egy ERP rendszer bevezetésére. Mivel az anyagcégnél és leányvállalatainál kivétel nélkül a Microsoft Business Solutions–Navision fut, kézenfekvő volt, hogy a magyarországi kft.-nél is ezt a szoftvert alkalmazzák.
Fenntartható üzletmenet
– Nem a létszám miatt döntöttünk az ERP rendszer bevezetése mellett, hanem mert a cégen belüli folyamatok az elmúlt időszakban komplexebbé váltak, és a könyvelési módszerek, az információs rendszerek és az adatbázis kezelés mind felülvizsgálatra szorultak – hangsúlyozta Kretz Tamás. A napi munkában rendszeressé váltak a téves, illetve párhuzamos adatok. Ezek ellenőrzésére, illetve a kijavításra fordított idő már meghaladta azt a határt, amellyel a normális üzletmenet fenntartható lett volna. A vállalatirányítási rendszer bevezetése mellett szólt a cég működési struktúrája is: az ügyvezető elsősorban a stratégiai vezetést részesíti előnyben, a munkatársainak többnyire maguknak kell a döntéseiket meghozniuk. – Ha egy adott probléma többször eljut hozzám, akkor az azt jelenti, hogy a rendszer működése nem megfelelő, vagy nem a megfelelő ember foglalkozott az üggyel – magyarázta a társaság első számú embere. A döntéshez azonban információk kellenek, ami ERP rendszer nélkül már nem ment.
A Navision rendszer bevezetését a Multisoft Számítástechnikai Kft. végezte el. A Schrack Seconet Kft. a bécsi központtól kapott nevek alapján, az első benyomásra hagyatkozva választotta ki a Microsoft Business Solutions egyik hazai partnerét; az ügyvezető szerint végül jól döntöttek a bevezető cég kiválasztásánál. A Multisoft tavaly júniusban kezdte el az ismerkedést a Schrack informatikai rendszerével, illetve az üzleti folyamataival, amelyek helyzetéről felmérést, majd ez alapján egy rendszertervet készítettek – tudtuk meg Knipfer Tibortól, a Multisoft Kft. Navision pénzügyi tanácsadójától. A Schrack Seconet 2002 júniusában fejlesztéseket hajtott végre az informatikai rendszerében – ez leginkább korszerű számítógépek vásárlását jelentette, majd szeptembertől elindult az érdemi fejlesztés, illetve az adatok áttöltése az Excel táblázatokból a vállalatirányítási rendszerbe.
Saját fejlesztés
Az anyacéghez képest a magyarországi leányvállalatnál több modult kellett bevezetni, mivel amíg az osztrák gyártónak elsősorban a logisztikai feladatok irányítására van szüksége, a szolgáltatásokhoz és az ügyfelekkel való kapcsolattartáshoz több funkciót kell ellátnia a rendszernek. Mivel a Navisiont kifejezetten kis- és közepes vállalatok számára fejlesztették ki, a bevezetés lényegesen gyorsabban zajlott, mint egy nagyvállalati rendszer esetében. Elsőként tavaly októberben a pénzügyi, készlet és ügyfélkapcsolati modulokat vezették be. Ezzel többek között fel lehetett váltani a korábbi –szigetmegoldásként használt– ügyviteli rendszereket, de emellett mintegy 10-15 Excel táblázat adatai is bekerültek az integrált rendszerbe. A következő fázisban, két hónappal később a befektetett eszközök modult, majd az idén év elején a projekt modult helyezték üzembe. Ez utóbbi modulhoz a cégnek két kisebb speciális fejlesztésre is szüksége volt, amelyeket a bécsi anyacégnél futó rendszerből vettek át.
A következő lépés a szervizmodul bevezetése lesz, amit még a nyár folyamán terveznek, ehhez a Multisoft saját kiegészítést fejlesztett. Gyakorlatilag a cég rendelkezésére áll az értékesítési modul is, ennek bevezetéséhez azonban a rendszert alkalmazó munkatársak szemléletében még szükség lesz az áttörésre – mondta Kretz Tamás. Decemberre valamennyi, a cég által megrendelt modul fut majd, ezt követően már csak a rendszer csiszolására lesz szükség attól függően, hogy az emberek milyen gyorsan sajátítják el a program használatát.
Ellenőrzik a használatot
A rendszer hét felhasználóval indult, majd a projekt modul bevezetését követően jelenleg egyszerre 10-en használják. Eleinte mindenkinek, akinek a programot használnia kellett, megsokszorozódott a munkája, ami ellenérzést válthatott ki a munkatársakból – ismerte be a cég ügyvezetője. Azok az emberek azonban, akik döntéshozatalra használják a rendszert, negyedév elteltével már élvezték a vállalatirányítási rendszer nyújtotta előnyöket. Azt, hogy a munkatársak megfelelően használják-e a rendszert és beviszik-e az összes szükséges információt, egy műszaki kontroller ellenőrzi a cégen belül, és havonta jelentést készít az ügyvezető részére.
Az ügyvezető szerint a befektetés rendkívül gyorsan megtérül: a rendszer például a rendelkezésre álló adatok alapján automatikusan felhívja a figyelmet, ha például egy ügyféllel karbantartási szerződést kell kötni.
– Tavaly csak abból 6 millió forint veszteségünk volt, hogy ilyen esetekben elmulasztották a szerződéskötést, ebből következően pedig nem is számlázták ki az összeget – magyarázta Kretz Tamás. Hozzátette: ha az idén ezt az elmaradt hasznot realizálni tudják, illetve a vállalati működés racionalizálásának köszönhetően nem kell több embert felvenniük, egy év alatt kényelmesen megtérülhet a bevezetés mintegy 10 millió forintos ára. Az ERP rendszer azonban versenyelőnyt is nyújt: a cég működésében mindenképpen szemléletváltozást hoz, hogy komplexebb folyamatokat kezelhetnek, illetve nagyobb mennyiségű hasznos információt tudnak átadni egymásnak.
– Az idén a Navision segítségével akár nagyobb piaci részesedéshez is juthatunk - fordítja le a pénz nyelvére mindezt a cég vezetője.. A cég által megszerzett projektek mérete folyamatosan nő, eközben a vállalatirányítási rendszer segítségével folyamatosan biztosítani tudják az eredményességet: a szoftver segítségével az eladás pillanatában meg tudják mondani, hogy mekkora a haszon a terméken, illetve szolgáltatáson. A vállalatirányítási rendszer a tervezésben is segíteni tud: a Navisionben nem csak a pénzügyi tervszámok teljesülését tudják nyomon követni, de a napi tevékenységet is előre tudják tervezni.
