Vállalat: Systrend Számítástechnikai Rt.
Iparági szektor: rendszerintegráció, kereskedelem, szervizszolgáltatás
Megoldási terület: integrált vállalatirányítás
A Navision sokkal nagyobb költséghatékonyságot nyújt számunkra: a rendszer integrációja az általunk használt Microsoft infrastruktúrával biztosított, a bevezetéshez és üzemeltetéshez szükséges szakértelem pedig kedvezőbb áron férhető hozzá, mint más ERP megoldások esetében – mondja dr. Podoletz György, a Systrend Számítástechnikai Rt. elnök-vezérigazgatója.
A háttér
A Systrend Számítástechnikai Rt. a Microsoft Business Solutions-Navision 3.70 integrált vállalatirányítási rendszer SQL Server 2000-re épülő változatát használja. A teljes körű informatikai infrastruktúra megoldások tervezésével, megvalósításával és szerviztámogatásával foglalkozó, reprezentatív szállítói körrel rendelkező vállalat speciális üzleti folyamataihoz rugalmasan idomuló és felhasználóbarát, egyszersmind költséghatékony módon bevezethető és üzemeltethető megoldást keresett.A rendszer integráltsága azt jelenti számomra, hogy minden pillanatban valós idejű, átfogó képet láthatok a vállalat működéséről – mondja dr. Podoletz György elnök-vezérigazgató. A MultiSoft Kft. közreműködésével bevezetett Navision révén egyszerűbbé vált a cég rendszerintegrációs projektjeinek a kezelése és a megvalósított infrastruktúra megoldások szerviztámogatása is. Az integrált vállalatirányítási rendszer így nemcsak kedvező birtoklási összköltsége folytán, hanem a munka hatékonyságának növelése által is hozzájárul a vállalat további eredményes működéséhez.
A Systrend az egyik legexkluzívabb szállítói partnerlistával rendelkező számítástechnikai cég Magyarországon, amely nagy, komplex rendszerek teljes körű, kulcsrakész megvalósítására vállalkozhat. A német Sysdat csoport 45 főt foglalkoztató tagja, 2003-as árbevétele 3,3 milliárd forint volt.
A cég által használt korábbi vállalatirányítási rendszer elavult, támogatása megszűnt. A kezelőfelület korszerűtlenségén túl az is gondot jelentett, hogy ebből a rendszerből számos olyan – pl. bér- és munkaügyi, továbbá ügyfélkezelő – modul hiányzott, amely az újabb ERP alkalmazásokban időközben elérhetővé vált.
A helyzet megoldásaként a Systrend a Microsoft Business Solutions-Navision integrált vállalatirányítási rendszer SQL Server-alapú változatát vezette be üzleti folyamatainak hatékonyabb támogatása érdekében. A döntést a német anyacég is helyeselte, mivel korábban maga is kedvező tapasztalatokat szerzett ezzel az ERP rendszerrel.
A Navision funkciói jól illeszkednek a cég üzleti folyamataihoz, a testre szabás kevés fejlesztést igényel. A meglévő infrastruktúrával szorosan integrálható rendszer kezelőfelülete ismerős, használata könnyen elsajátítható. Mindennek köszönhetően a Navision más rendszerekhez képest lényegesen kedvezőbb birtoklási összköltséget eredményezett a Systrend számára.
A probléma, a feladat
A Systrend a német fejlesztésű KHK Classic Line integrált vállalatirányítási rendszer középvállalatoknak készült változatát használta 1992 és 2003 között. Időközben azonban megszűnt a termék támogatása majd a magyarországi fejlesztő cég is, így a Systrendnél futó, DOS-alapú verzió ugyancsak meghaladottnak számított. A kezelőfelület korszerűtlensége mellett az is gondot okozott, hogy ebből a két évtizede fejlesztett rendszerből még hiányoztak az olyan – korszerűbb ERP rendszerekben később megjelent – elemek, mint például a bér- és munkaügyi, a szerviz-, a tárgyieszköz és az ügyfélkezelő modul.
Idővel a DOS-alapú rendszernek a vállalat folyamatosan fejlődő IT-környezetébe történő illesztése is egyre körülményesebbé vált, és meglehetősen sok házon belüli fejlesztést kívánt, ami hátráltatta a munkát és a kelleténél több erőforrást kötött le. Nem utolsósorban a Classic Line stabilitása sem volt a régi, mivel a sok fejlesztéssel már a Microsoft Windows operációs rendszerének negyedik nemzedékén futott.
Meg kell említeni, hogy a Systrend német anyavállalata, a Sysdat annak idején szintén a KHK vállalatirányítási rendszerét használta, de a cég növekedése már a 90-es évek derekán szükségessé tette a váltást.
A választás a Navision egy akkori (8-9 évvel ezelőtti), Dániában fejlesztett verziójára esett, és a Sysdat nagyon jó tapasztalatokat szerzett vele. Fejlesztőket is alkalmazott házon belüli támogatásához, akik a belső összeszerelési és raktárkészlet-kezelési folyamatok támogatására még egy rádióhullámos, vonalkód-alapú adatbevitelt lehetővé tevő modult is kifejlesztettek a Navisionhöz – amelyre még visszatérünk.
A dinamikus fejlődésnek és forgalomnövekedésnek köszönhetően azonban a Sysdat alkalmazottainak a száma néhány év alatt több mint kétszeresére, 450 főre nőtt, így a vállalat 1999-ben az SAP használatára tért át.
Megoldás
A külföldi tulajdonban levő vállalatok esetében gyakori, hogy az anyacég megszabja számukra, a konszolidált működés érdekében mely ERP
rendszer bevezetését várja tőlük. A korszerű integrált vállalatirányítási rendszer bevezetésére készülő Systrendnél is az anyavállalat által használt SAP szerepelt napirenden, amely mellett a központi licencelés lehetősége és a felhalmozott szakértelem, tapasztalat szólt. Mindez megváltozott azonban, amikor a Microsoft Business Solutions bejelentette a Navision megjelenését.
„Ezzel a rendszerrel korábban már kedvező tapasztalatokat szerzett anyavállalatunk, ugyanakkor a Systrend méretéből adódóan a Navision bevezetése sokkal nagyobb költséghatékonyságot biztosított számunkra” – mondja dr. Podoletz György. „A Navision integrált a Microsoft infrastruktúrával, amelyet használunk, így bevezetése könnyebbnek és gyorsabbnak ígérkezett, a szükséges szakértelem pedig kedvezőbb áron férhető hozzá, mint az SAP esetében, ami az üzemeltetést, a támogatást is olcsóbbá teszi. 2003 tavaszán, az első Microsoft Üzleti Konferencia idején hoztuk meg a döntést a tulajdonos jóváhagyásával, és a Navisiont 2004. január 1-től élesben használjuk.”
Bevezető partnerként a MultiSoft Kft.-t választották: ez az akkoriban félszáznál több referenciával rendelkező cég lokalizálta a Navisiont, és modulokat is fejlesztett a rendszerhez – a Systrend így ugyanattól a partnertől licencelheti a Navisiont és a hozzá fejlesztett bér- és munkaügyi modult, ami további előnyt jelent költség szempontjából.
A tervezés, a folyamatok és az igények feltérképezése a nyár folyamán zajlott, a bevezetés szeptember elején vette kezdetét. Október közepére készült el a projektterv a szükséges fejlesztések meghatározásával.
A bevezetés során mindössze három speciális elvárás kiszolgálása igényelt fejlesztést. Ezek egyike a kereskedelmi tevékenység hatékonyságának, nyereségtermelő képességének a valós idejű, online követését biztosítja. A kereskedő így minden pillanatban frissítve, az aktuális beszerzési és értékesítési árakat látja, tételenként, soronként, százalékosan, a teljes szerződésre vonatkozó módon, jogosultságainak megfelelően. Ez azért fontos, mert a vállalatnál pontosan meghatározzák, hogy a kereskedőknek mekkora nyereséget kell termelniük a tervezett eredmény elérése érdekében. Ezt a funkciót a Navision eredetileg is tartalmazza, a testreszabáshoz volt szükség a projekt legjelentősebb fejlesztésére.
A fejlesztések másik csoportja az űrlapok megjelenítését érintette – erre a célra a Systrend megvásárolt három fejlesztőmodult, így az űrlapokat házon belül is mindenkori igényei szerint egyszerűen módosíthatja, másrészt szintén cégen belül kialakíthatott egy egyfős helpdesket, így nem kell minden kérdéssel, apróbb problémával a bevezető partnerhez fordulnia – aminek a jótékony hatását azóta is élvezi a vállalat.
A fejlesztések harmadik csoportját a vezetőség számára készülő, valamennyi ügyfelet és cikket felölelő, mégis könnyen áttekinthető statisztikai listák alkotják. Ezek az értékesítési adatok folyamatosan figyelemmel kísérhetők a rendszerben, a nap zárásaként pedig listák készülnek, amelyek elektronikus formátumban, a vezetők postafiókjába kerülnek.
A bevezetés terv szerint haladt, kisebb csúszásokhoz menet közben csupán az a körülmény vezetett, hogy a negyedik negyedév hagyomány szerint a legerősebb a Systrend életében: 2003 decemberében az éves forgalom több mint 30%-át realizálta a vállalat. Ezzel együtt is tartani tudták azonban a rendszer élesben történő indítására kijelölt határidőt.
Előnyök
A Navision a kereskedelmi tevékenységtől a könyvvitelen át a döntéstámogatásig hatékonyan támogatja a Systrend üzleti folyamatait.
Speciális árak és erőforrások kezelése
A Systrend nagy ügyfeleinek kiszolgálását, ami a teljes IT-infrastruktúra megoldások tervezését, kialakítását és szerviztámogatását jelenti, a Navision alapfunkcionalitásával ki tudja szolgálni, mivel támogatja a speciális árak kezelését.
„Az értékesítés hatékonyságának a követése gyártónként és ügyfelenként is lehetséges, utóbbi esetben speciális, például a közbeszerzés hatálya alá tartozó szervezetek számára kialakított árakat egyazon cikkszám alá vezethetünk be” – mondja dr. Podoletz György. „A projektek szervizszolgáltatás részének támogatására pedig a rendszer erőforráskezelő modulját használjuk. Az olyan összetett projektekben, amelyek tervezésből, szállításból, installációból és szerviztámogatásból épülnek fel, cikkeket és erőforrásokat egységesen kezelhetünk a rendelésben, ami óriási előrelépés a korábbi rendszerünkhöz képest.”
Valós idejű összkép a vállalat működéséről
A Systrend és az anyavállalat ERP rendszere között nincs online kapcsolat. A napi értékesítési jelentés elektronikus formátumban, emailben kerül kiküldésre, egy egységes megjelenésű táblázat formájában, amelyben a számok önmagukért beszélnek. A Navision többnyelvű jelentéskészítő képességeit az angol nyelvű havi jelentések készítésében használják.
A rendszer integráltságának köszönhetően a vezérigazgató mindenkor valós idejű, átfogó képet láthat a vállalat működéséről – a hó vége felé egyszerűen, mégis megbízható módon tájékozódhat a mérleg alakulásáról, a következő hónap első hetében pedig kész mérlege van a cégnek.
A szűrések – amelyeket a korábbi rendszerben csak partikulárisan, az adott űrlapokon tudtak megoldani – a Navisionben működő egységes szűrési metódus révén – átfogóan, mégis egyszerű és rugalmas módon kivitelezhetők. Tetszőleges hónap mérlege bármikor pár kattintás után megtekinthető. Mivel a Navisionben az időszakok nyitottak, adott esetben a költségek, a későn beérkező számlák is visszakönyvelhetők, így az adatok sokkal inkább a reális képet tükrözik
A Navisionben a beszerzés és az értékesítés teljes folyamata egységesen áttekinthető, így nagymértékben leegyszerűsíthető a belső rendelések folyamata – ami a Systrendnél korábban manuálisan, elektronikus levelek útján történt.
A kereskedők hatékonysága ezáltal nagymértékben nőtt, mivel a rendelésekről egy-két kattintással teljes képet kaphatnak, és ennélfogva az ügyfeleket is azonnal és pontosabban tájékoztathatják az elérhetőség, az ár, a szállítás stb. vonatkozásában.
Bővíthetőség és fejleszthetőség
A beszerzés, az árukezelés és a szerviz támogatására a Systrend vonalkódos adatbevitel bevezetését tervezi. Ilyet a korábbi rendszer mellett is használtak, és ezt a megoldást 2005 folyamán – a német anyacég tapasztalatai alapján – a Navisionben levő vonalkódtámogatással fogják integrálni.
A Navision ügyfélkezelő moduljának használatba vétele szintén a Systrend jövő évi tervei között szerepel.
"Ezzel a rendszerrel korábban már kedvező tapasztalatokat szerzett anyavállalatunk, ugyanakkor a Systrend méretéből adódóan a Navision bevezetése sokkal nagyobb költséghatékonyságot biztosított számunkra
Az értékesítés hatékonyságának a követése gyártónként és ügyfelenként is lehetséges, utóbbi esetben speciális, például a közbeszerzés hatálya alá tartozó szervezetek számára kialakított árakat egyazon cikkszám alá vezethetünk be"
dr. Podoletz György
elnök-vezérigazgató
Systrend Számítástechnikai Rt.
