Workflow- és dokumentum-menedzsment

Microsoft Dynamics NAV, Therefore,
Office SharePoint Online alapokon

Kérdezzen szakértőnktől!

Workflow- és dokumentum-menedzsment

A vállalatok versenyképességének egyik alappillére a munkafolyamataik és a dokumentum kezelésük hatékony működése. Az üzleti igényekre történő gyors és pontos reagálás elengedhetetlen. Az információk döntő többsége elektronikusan áll elő, így azok hatékony tárolása minden vállalat alapvető érdeke.

A fenti igényeknek való megfelelés érdekében egyre több vállalat vezet be meglévő szoftverei (ERP rendszer, CRM stb.) mellé dokumentum és workflow-menedzsment rendszert. Ezek alkalmazásával a vállalaton belüli információ áramlás felgyorsul, a munkafolyamatok minden lépésnél követhetővé válnak, megadva ezáltal a megfelelő jogosultságokkal rendelkező felhasználóknak a beavatkozás lehetőségét.

Az egyes üzleti területeken számos esetben találkozhatunk sztenderdizálható munkafolyamatokkal. Ezen folyamatokra vonatkoztatva alakítottuk ki az InfokincsTár csomagjainkat.


InfokincsTár megoldáscsomagok

  • kimenő és bejövő szerződések kategorizálása, archiválása;
  • keresési, szűrési és hierarchikus csoportosítási lehetőségek a szerződések rögzített meta adatai alapján;
  • interaktív lekérdezési, listázási felület, dinamikusan szabályozható, egyedileg kialakítható lekérdezések;
  • szabadszöveges keresési lehetőség a szerződések tartalmában;
  • dokumentumok közötti logikai kapcsolatok kialakítása, a kapcsolatok egyszerű áttekinthetősége és verziókezelése;
  • teljes körű naplózás, a hozzáférések nyomon követése.

Bejövő e-számlák:

  • automatikus beolvasása email fiókból vagy fájlszerverről;
  • hitelességének automatikus ellenőrzése;
  • hitelesítése, amennyiben nincs rajta időbélyeg, aláírás;
  • bejövő papíralapú számlák konverziójának támogatása, hitelesítés és archiválás.

Kimenő e-számlák:

  • számlák automatikus fogadása ERP vagy számlázó rendszerből;
  • számlák automatikus hitelesítése, archiválása;
  • hiteles e-számla automatikus kiküldése a vevőnek;
  • papíralapú számlák másodpéldányainak tömeges hitelesítése és archiválása.

  • Számlák befogadásához kapcsolódó dokumentációs kötelezőségek biztosítása;
  • Összerendelés beszerzési rendelésekkel;
  • Nagy mennyiségű számla feldolgozásának nyomon követhetősége, automatizálási lehetőségek biztosításával;
  • Beavatkozás, mérés, kontrolling lehetőségek biztosítása a folyamaton;
  • Szerepkörökhöz, akár összeghatárokhoz kötött jóváhagyási szintek beállítása;

 
Fontosabb folyamat kontroll elemek:

  • értesítések a késében lévő feldolgozásokról;
  • automatikus eszkaláció lehetősége a szolgáltatási szinteknek (SLA) megfelelően;
  • feladatok átirányíthatósága a résztvevők által.

  • munkavállalókkal kapcsolatos dokumentumok elektronikus iratgyűjtője;
  • beléptetés, kiléptetés, rendszeresen ismétlődő folyamatok támogatása munkafolyamatokkal és sablonokkal;
  • dokumentumok megosztása az érintettekkel, felesleges e-mail kommunikáció kiváltása;
  • szabadság tervezés, engedélyezés és nyilvántartás;
  • munkaidő nyilvántartás.

  • minőségirányítási dokumentumok egységes, visszakereshető nyilvántartása;
  • a dokumentumok hatályosságának teljes körű kezelése;
  • minőségirányítási dokumentumok változás-, és életciklus menedzsmentje;
  • dokumentumok és folyamatok érvényességének, előre tervezett auditjainak kezelése;
  • dokumentumok disztributálása az érintettek felé.

  • szerződéskötés előkészítésének centralizált támogatása;
  • mintaszerződések használata, automatikus kitöltési lehetőséggel;
  • verziókezelés, munkaanyagok csoportmunka támogatása;
  • biztosított, hogy minden szerződés részt vesz az előírt jóváhagyási folyamatban;
  • lejárati határidők automatikus figyelése különböző prioritások figyelembevételével figyelmeztetések küldése.

Ezek az InfokincsTár megoldáscsomagok segíthetik a vállalatot, hogy a rendszeresen ismétlődő üzleti folyamataira sablon munkafolyamatokat hozzon létre, ugyanakkor meghagyják annak lehetőségét is, hogy egy-egy egyedi igényt ad-hoc fedjenek le. Ezekkel a modulokkal elérhető, hogy minden dolgozó az általa elvégzendő feladatokról email üzenetet kapjon, és hozzáférjen valamennyi, a munka elvégzéséhez szükséges dokumentumhoz. A megoldások együttműködnek a meglévő informatikai rendszerekkel, azokból szükség esetén adatot vesznek ki, továbbítanak, és a folyamat végrehajtásával adatokat adnak vissza.

Az InfokincsTár megoldáscsomagok megvalósíthatóak
Microsoft Dynamics NAV-, O365 SharePoint Online- és Therefore alapon.

A MultiSoft tanácsadói segítenek kiválasztani az Ön vállalatának legmegfelelőbb megoldást!

Generic placeholder image

Microsoft Dynamics NAV

alapú workflow megoldás

Kapcsolatfelvétel »

Generic placeholder image

O365 SharePoint Online

alapú workflow megoldás

Kapcsolatfelvétel »

Generic placeholder image

Therefore

alapú workflow megoldás

Kapcsolatfelvétel »




További információkért vegye fel velünk a kapcsolatot!

Kapcsolatfelvétel