Az Online Számla rendszer a NAV által bevezetett kötelező adatszolgáltatási platform, amely 2018 óta biztosítja a belföldi számlák valós idejű beküldését az adóhatóság felé. Ezzel szemben az E-számla egy jogilag hitelesített elektronikus számlatípus, amely digitálisan kerül kiállításra, továbbításra és archiválásra. Ebben a cikkben részletesen bemutatjuk, hogyan működnek, kiknek kötelezőek, és mikor érdemes őket használni.
Online számla és E-számla összehasonlítása
Tulajdonság
Online Számla
E-számla
Kötelező? |
Számlatípus? |
Technikai követelmény |
Archiválás módja |
Bevezetés éve |
Igen, belföldi adóalanyoknak |
Nem |
NAV API vagy manuális rögzítés |
Nem szabályozott |
2018 (teljes kör: 2021) |
Nem, választható |
Igen |
Digitális aláírás + időbélyeg |
Elektronikusan, jogszabály szerint |
2004 |
Online Számla rendszer – valós idejű adatszolgáltatás a NAV felé
Az Online Számla rendszer a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) által 2018. július 1-jén bevezetett kötelező adatszolgáltatási rendszer, amelynek célja a gazdaság fehérítése és az adóelkerülés visszaszorítása. A rendszer lényege, hogy a belföldi adóalanyok számára kiállított számlák adatait a számlázóprogramoknak valós időben el kell küldeniük a NAV-hoz. Ez nem egy számlatípus, hanem egy technikai kötelezettség, amely minden vállalkozást érint, függetlenül attól, hogy papíralapú vagy elektronikus számlát állítanak ki.
A rendszer 2021. január 1-jétől teljesedett ki, amikor már minden belföldi adóalanynak kiállított számlára kiterjedt a kötelező adatszolgáltatás, még akkor is, ha az áfa mértéke 0%. Az Online Számla rendszer használata tehát minden vállalkozás számára kötelező, amely számlát állít ki belföldi adóalany részére. A NAV által biztosított Online Számla felület lehetőséget ad manuális rögzítésre is, de a legtöbb cég integrált számlázóprogramot használ, amely automatikusan továbbítja az adatokat.
Online Számla: Az adatszolgáltatási kötelezettséget az 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról (Áfa tv.) szabályozza, különösen a 10. számú melléklet.
E-számla – elektronikus számlázás és archiválás
Az E-számla (elektronikus számla) egy olyan számlatípus, amelyet elektronikus formában bocsátanak ki, fogadnak be és archiválnak, és amely megfelel a jogszabályi előírásoknak. Az e-számla nem csupán egy PDF fájl: ahhoz, hogy hivatalos e-számlának minősüljön, digitális aláírással és időbélyeggel kell ellátni, vagy más, az eredet hitelességét és adattartalom sértetlenségét biztosító módon kell hitelesíteni.
Az e-számlázás lehetősége Magyarországon már 2004 óta létezik, de igazán elterjedtté az utóbbi években vált, különösen a digitalizációs törekvések és a COVID–19 járvány hatására. Az e-számlák előnye, hogy környezetbarátak, gyorsan továbbíthatók, és hosszú távon költséghatékonyabbak, mint a papíralapú számlák. Az archiválásuk is elektronikus formában történik, a jogszabályban előírt 8 évig.
Fontos megjegyezni, hogy nem minden e-mailben küldött PDF számla minősül e-számlának. Ha nincs megfelelő hitelesítés, akkor az csak „elektronikusan előállított papírszámla”, amelyet papíron kell megőrizni.
Kinek érdemes e-számlát használni?
Olyan cégeknek, akik:
- rendszeresen küldenek számlát e-mailben
- nagy mennyiségű számlát állítanak ki
- szeretnék csökkenteni a papíralapú adminisztrációt
- megfelelni kívánnak a digitális archiválási előírásoknak
E-számla: Az elektronikus számlázás jogi kereteit szintén az Áfa tv. határozza meg, valamint a 2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról.
Szeretnél elsőként értesülni hasonló tartalmakról?
Ne felejts el feliratkozni hírlevelünkre! Élen járunk a technológiai fejlesztések követésében és szeretünk iránymutatást adni a Microsoft-megoldások újításairól, valamint azok megfelelő beállításáról.
Keresd szakértő kollégáinkat bátran kérdéseiddel kapcsolatban!
