A Power BI a Microsoft üzleti szoftvere, mely lehetővé teszi az adatok vizualizálását, elemzését és megosztását. A Power BI szoftverrel a felhasználók könnyen készíthetnek interaktív jelentéseket és riportálást, elemzést támogató dashboardokat, amelyek segítenek az üzleti döntések meghozatalában.
Milyen feladatokra alkalmazzák a Power BI-t?
A business intelligence megoldások egyre népszerűbbek a gazdasági szervezetek számára. Megfelelő használatukkal sokkal tudatosabb, megalapozottabb, adatvezéreltebb lesz döntéshozatalunk, így jelentős hatékonyságnövekedést érthetünk el cégünkben. A Power BI-hoz hasonló business intelligence szoftverek népszerűsége egyre nő, lassan már nem versenyelőnyt jelent megfelelő használatuk, hanem éppen versenyhátrányt, ha nem alkalmazzuk őket – vagy nem megfelelően.
A business intelligence (BI) szoftverek segítenek az adatokból értékes üzleti információkat kinyerni, sőt, jövőbeli trendeket megjósolni, ezzel támogatva a stratégiai és operatív döntéshozást. Íme néhány konkrét példa arra, hogy mire használják őket:
1. Teljesítménymérés és riportálás
- Kulcsfontosságú mutatók (KPI-k) nyomon követése
- Rendszeres jelentések automatizálása
- Vezetői dashboardok készítése
2. Értékesítési és pénzügyi elemzések
- Bevételi trendek vizsgálata
- Költségek és profitabilitás elemzése
- Értékesítési csatornák hatékonyságának mérése
3. Ügyfél- és piaci elemzések
- Ügyfélszegmentáció
- Vásárlói viselkedés elemzése
- Piaci trendek és versenytársak vizsgálata
4. Működési hatékonyság javítása
- Raktárkészlet optimalizálása
- Logisztikai folyamatok elemzése
- Munkaerő kihasználtságának vizsgálata
5. Kockázatkezelés és előrejelzés
- Kockázati tényezők azonosítása
- Pénzügyi előrejelzések készítése
- Szcenárióelemzések
6. Stratégiai döntéstámogatás
- Üzleti lehetőségek azonosítása
- Befektetési döntések megalapozása
- Változások hatásának modellezése
Power BI: egyeduralkodó megoldás a Business Intelligence területén
Ugyan számos BI alkalmazás létezik a piacon, az elmúlt években mégis a Power BI lett a viszonyítási alap ezek között, leggyakrabban ezzel a szoftverrel hasonlítják össze a többi szállító megoldását, funkcionalitását. Erre a népszerűségre a Microsoft brand ismertsége és a Microsoft üzleti ökoszisztémával való integráció mellett számos tulajdonsággal szolgált rá.
Felhasználóbarát kezelőfelület
Az egyszerű és átlátható kezelőfelület könnyen használható és személyre szabható. A meglehetősen mély elemzéseket is lehetővé tevő szoftvert akár különösebb útmutatás és előzetes tapasztalat nélkül is elkezdhetjük használni. A szoftver kezelőfelülete egyszerű és intuitív, alapvetően drag and drops stílusra épít. A használatához nem szükséges programozási, adatszakértői tapasztalat, azonban a mélyebb funkciók használatához ismerni kell a DAX-nyelvet komolyabb szinten is, ehhez pedig kell egy tapasztalt Microsoft Power BI-fejlesztő.
Széleskörű integrációs lehetőségek
A legtöbb szervezetben számos szoftvert, alkalmazást használnak, ezért a BI-eszköznek kompatibilisnek kell lennie a meglévő alkalmazásokkal és felhőszolgáltatásokkal. Ebben a tekintetben a Power BI nagyon jól teljesít, hiszen integrálható a Microsoft népszerű szoftvermegoldásaiba és felhőszolgáltatásaiba egyaránt. Ráadásul a harmadik féltől származó szoftverek többségével is kompatibilis, így lehetővé téve különböző forrásokból származó adatok importálását is, mely tovább növeli rugalmasságát, népszerűségét.
Kiterjedt adatvizualizációs funkciók
A Power BI egyik legvonzóbb eszköze a rugalmas adatvizualizáció az adatelemzés mellett, mely jelentős támogatást nyújt a felhasználók számára, hogy a Power BI-t hatékonyan használják. A szoftver rengeteg térképet, grafikont és diagramot kínál, valamint képeket és egyéb médiatartalmakat is be lehet ágyazni a riportokba. Ez segít a felhasználóknak abban, hogy az adatokat a lehető legjobban kihasználják, és az általuk megfogalmazott üzenetet, következtetéseket eljuttassák a címzettekhez.
Jelentéskészítés és megosztás több fél számára
A Power BI egyik kiemelt kulcsfunkciója a riportálás, jelentéskészítés és ezek megosztása több fél számára. A Power BI segítségével a jelentéskészítés a beépített funkcióknak köszönhetően akár néhány perc alatt is elkészülhet. Ezt követően a létrehozott jelentéseket számos módon meg lehet osztani más felhasználókkal. Illetve ezeket a jelentéseket olyan munkatársakkal, vagy külső partnerekkel is meg lehet osztani, akik nem használják a Power BI-t, hiszen akár PPT formátumban is exportálhatóak ezek.
Rugalmas felhasználási lehetőségek minden cég számára
Gyakori tévhit, hogy a különböző business intelligence megoldások csak a nagyobb vállalatokra koncentrálnak és csak ezeknek a cégeknek nyújt hatékony funkciókat. A Power BI-t a különböző méretű és típusú vállalatok egyaránt tudják használni. Ha induló vagy növekvő vállalkozásunk van, még akár ingyenes verziót is használhatunk, mely meglepően kiterjedt funkciókínálattal rendelkezik. Természetesen léteznek olyan licenc alapú felhőverziók is, amelyek főleg a nagyobb ügyfeleket célozzák meg. Emellett pedig még mobilalkalmazásként is elérhető a Power BI.
Kompromisszummentes megoldás
Igaz, hogy a Power BI által végzett feladatok egy részét akár táblázatkezelő alkalmazásokkal is el lehet végezni, azonban a nyers feldolgozási teljesítmény és a számítási erőforrások kihasználása terén a Power BI a legtöbb business intelligence szoftvert felülmúlja. A nagyméretű adatfájlokkal sokkal gyorsabban meg tud birkózni és az adatmennyiség tömörítésekor és dekompresszálásakor sem érezhető jelentős lassulás a teljesítményében. A támogatott adatforrásokhoz zökkenőmentesen tud csatlakozni, és az automatikus adatszinkronizálásnak köszönhetően előre beállított időközönként lehet frissíteni az adatokat, ezzel lehetővé téve, hogy a létrehozott jelentések valósidejű információkat mutassanak.
Biztonság
Az adatbiztonság garantálása kulcsfontosságú a mai cégek számára. A Power BI rendelkezik fejlett beágyazott adatbiztonsági funkciókkal, például AAD a felhasználói hitelesítéshez (Azure Active Directory).
Amiben a Power BI segíthet
A Power BI-t a vállalatok számos különböző típusú kimutatás készítésére használják, attól függően, hogy milyen üzleti területen tevékenykednek.
Értékesítési adatok elemzése
Az egyik leggyakoribb felhasználási terület az értékesítési adatok elemzése. Ilyenkor például havi vagy éves értékesítési összesítőket készítenek, amelyeket régiók, termékek vagy értékesítők szerint bontanak le. Emellett gyakran vizsgálják, mely termékek teljesítenek a legjobban, illetve összevetik az eladási célokat a tényleges eredményekkel.
Pénzügyi kimutatások
A pénzügyi kimutatások szintén kiemelt szerepet kapnak. A Power BI segítségével könnyen vizualizálható a bevételek és kiadások alakulása, valamint elemezhető a különböző termékcsoportok vagy ügyfelek nyereségessége. A cash flow kimutatások révén pedig a vállalatok nyomon követhetik a be- és kimenő pénzmozgásokat, ami segíti a likviditás kezelését.
Ügyfél- és marketingkimutatások
A marketing és ügyfélkapcsolatok területén is hasznos eszköz a Power BI. A cégek ügyfélszegmentációkat készítenek demográfiai vagy vásárlási szokások alapján, és elemzik a marketingkampányok hatékonyságát, például a megtérülést vagy a konverziós arányokat. Emellett figyelemmel kísérik az ügyfélmegtartási mutatókat, például a lemorzsolódási arányt vagy a visszatérő vásárlók számát.
Működési és logisztikai kimutatások
A működési és logisztikai folyamatok optimalizálásában is nagy szerepe van a BI-nak. A vállalatok elemzik a készletforgási mutatókat, a szállítási teljesítményt, valamint a termelési hatékonyságot, például a gépek kihasználtságát vagy a selejtarányt. Ezek az adatok segítenek a költségek csökkentésében és a folyamatok finomhangolásában.
HR és munkaerő kimutatások
Végül, a humánerőforrás területén is egyre gyakrabban alkalmazzák a Power BI-t. A HR-osztályok kimutatásokat készítenek a létszámváltozásokról, a dolgozói teljesítményről, valamint a munkaidő-felhasználásról, például a túlórákról vagy a hiányzásokról. Ezek az információk támogatják a munkaerő-tervezést és a dolgozói elégedettség javítását.
Hogyan vágjunk bele a Power BI használatába?
A Power BI használata minden gazdasági szervezet számára, ráadásul az egyszerű és látványos kezelőfelület igen vonzóvá teszi, hogy mielőbb kipróbáljuk ezt a megoldást. Azonban hosszabb távon célszerű megfelelően felkészülni, átgondolni a szoftver bevezetését, a kimutatások felépítését és célját, hogy fenntarthatóan használjuk az eszközt, ne felejtsünk ki lényeges információkat, de ne is vesztegessük időnket azzal, hogy szükségtelenül mélyre ásunk az adatokban.
Határozzuk meg a céljainkat, mit akarunk látni a Power BI-ban
Először is fontos tisztázni, hogy milyen üzleti kérdésekre szeretnétek választ kapni. Például: „Melyik termék hozza a legtöbb bevételt?”, „Hogyan alakulnak a költségek részlegek szerint?”, vagy „Mely ügyfelek a legértékesebbek?”. Ez segít abban, hogy a BI-projekt fókuszált és célorientált legyen.
Térképezzük fel adatforrásainkat
Mérjük fel, hogy milyen adatforrások állnak rendelkezésünkre (pl. Excel fájlok, ERP rendszer, CRM, SQL adatbázisok) és ezek az adatforrások mennyire megbízhatóak, teljesek. A Power BI könnyedén képes ezeket az adattárakat összekapcsolni, de fontos, hogy az adatok megbízhatóak és strukturáltak legyenek. Ha észrevesszük, hogy egyes adatforrásaink nem pontosak, nem elég részletesek, vagy “zajosak”, célszerű a szükséges mértékben kitisztítani őket, hiszen a Power BI akkor tud megfelelően dolgozni, ha a belecsatolt adatforrások is megfelelőek.
Kezdjük a Power BI alapjaival
Ugyan a Power BI kezelőfelülete egyszerű és áttekinthető, de ha rutintalanul túl mélyre akarunk ásni, akkor könnyen beletörik a bicskánk. Kezdjük tehát egyszerű, de hasznos jelentéssel – például havi értékesítési kimutatás vagy ügyfélforgalmi elemzés. A Power BI-ban vizualizációkat lehet készíteni (diagramok, táblázatok, térképek), és ezek interaktívak, szűrhetők. Ha túlontúl részletes és szerteágazó kimutatásokat akarunk megvalósítani, azok paraméterezése kezdetben sok időnket elviheti, ráadásul felmerül a kockázata, hogy pontatlan kimutatást állítunk össze, esetleg téves következetéseket vonunk le belőlük.
Kommunikáljunk a cégen belül: megosztás és visszajelzés
Állapítsuk meg közösen, hogy milyen kimutatásra van szükségünk, illetve tájékoztassuk kollégáinkat a lehetőségekről. A jelentéseket meg lehet osztani a Power BI Service-en keresztül, ahol a kollégák is hozzáférhetnek. Fontos a visszajelzések gyűjtése, hogy a riportok valóban hasznosak legyenek a döntéshozók számára, illetve a kimutatások konkretizálása, hogy elkerüljük a félreértéseket és mindenki “ugyanazt lássa” az egyes kimutatásokban.
Osszuk meg ismereteinket
Érdemes belső képzést tartani vagy akár külső szakértő általi tanfolyamot szervezni a kulcsfelhasználók számára. Manapság számos Power BI szakértőt találunk, illetve a Microsoft és más platformok is kínálnak ingyenes oktatóanyagokat, videókat, tanúsítványokat. Ha nem is szeretnénk szakértővé válni, mindenképpen hasznos, ha nem csak a felületét kapargatjuk a Power BI-nak, mielőtt elkezdenénk aktívan használni, hanem megismerjük a mélyebb rétegeit, összefüggéseit.
Folyamatosan fejlődjünk és fejlesszük Power BI kimutatásainkat
A Power BI számos funkcióval bír, de folyamatosan érkeznek az újabb és újabb frissítések, lehetőségek, melyeket érdemes nyomon követni és szükség esetén alkalmazni. Azonban nemcsak a szoftverfrissítés lehet az oka, hogy változtassunk kimutatásainkon, hanem ahogy tapasztalatunk, szoftveres érettségünk is alakul, érdemes néha újragondolni korábbi kimutatásainkat, mélyebbre ásni, vagy éppen nagyobb összefüggésekre rámutatni a Power BI használatával.
Szeretnél elsőként értesülni hasonló tartalmakról?
Ne felejts el feliratkozni hírlevelünkre! Élen járunk a technológiai fejlesztések követésében és szeretünk iránymutatást adni a Microsoft-megoldások újításairól, valamint azok megfelelő beállításáról.
Keresd szakértő kollégáinkat bátran kérdéseiddel kapcsolatban!
