A Microsoft Dynamics 365 Business Central egy olyan integrált vállalatirányítási rendszer, amely elsősorban a kis-, és középvállalkozásokat segíti üzleti folyamataik optimalizálásában, pénzügyi, raktárkezelési, értékesítési és beszerzési tevékenységeik hatékonyabb kezelésében, valamint az ügyfelekkel való kapcsolattartásban.
Ahhoz azonban, hogy a Business Central rendszerét használatba vehesd szükséged lesz a megfelelő licencek kiválasztására, hiszen a különböző üzleti és felhasználói igények különböző típusú licenceket, és működtetési konstrukciókat követelnek meg. Ezek kiválasztása pedig kulcsfontosságú a szoftverek hatékony használatához és a költséghatékony licenckezeléshez.
Mivel a működési megoldások és a licencelés témaköre kéz a kézben jár, ajánljuk figyelmedbe korábbi „Business Central onpremise/felhő/SaaS – Mik a különbségek?” című cikkünket, amelyből többet megtudhatsz arról, hogyan érdemes kiválasztani a vállalkozásodhoz legjobban illő Microsoft ERP szolgáltatási infrastruktúrát, azok minden előnyével és hátrányával!
Ebben a cikkben segítünk eligazodni a Microsoft Dynamics 365 Business Central licencek rengetegében, így már könnyen kiválaszthatod a vállalkozásodhoz leginkább illeszkedő licencformát.
Business Central licencelési konstrukciók:
A BC licencelési konstrukcióját tekintve megkülönböztethetünk örökös, azaz megvásárolt licencet, illetve előfizetéses konstrukciót. Nézzük is meg, hogy miben tér el a kettő.
Örökös (Perpetual) licenc
Ez a típusú hozzáférés azt jelenti, hogy az ügyfél a licencek végleges megvásárlásával szerez jogot a szoftver örökös használatra. Ez azt jelenti, hogy a felhasználó jogosult a Business Central korlátlan használatára a vásárlás pillanatától kezdve, és nem szükséges évente vagy havonta ismételt licencdíjakat fizetnie a használathoz. Ezen felül viszont visszatérő költség lehet a szoftverkövetési díj. A követési díj az ERP rendszer legfrissebb verziójához, javításaihoz való hozzáférést biztosítja, amelyet évente köteles fizetni a felhasználó.
Fontos tudnivaló:
- Az örökös konstrukció kizárólag földi (On-premises) szolgáltatási formában érhető el, „szolgáltatás, mint termék”, azaz SaaS, valamint hibrid verzióban nem.
- Akik a fordulónap lejártával nem hosszabbítják meg követésüket, azok nem frissíthetik rendszerüket újabb verzióra, illetve nem jogosultak a Microsoft által nyújtott support szolgáltatás igénybevételére (rendszer funkcionális frissítései, újdonságai).
- Fordulónap előtt a szoftverkövetést nem lehetséges lemondani, díjvisszatérítés nincsen.
Előfizetéses (Subscription) licenc
Az ilyen típusú konstrukcióban a felhasználók rendszeresen fizetik a licencdíjat az adott szoftver használatáért, amely magában foglalja a hozzá kapcsolódó frissítéseket és támogatásokat. A Business Central esetében lehetőség van éves, illetve havi előfizetésre is, ráadásul a felhasználói licencek száma rugalmasan bővíthető a vállalkozás növekedési igényeihez igazítva. Azok a felhasználók, akik vállalják az éves elköteleződést további kedvezményekhez juthatnak, ugyanis a havidíjas konstrukcióhoz képest alacsonyabb áron kapják meg a rendszer használati jogát.
Fontos tudnivalók:
- Az éves elköteleződést vállalók ebben az időszakban nem csökkenthetik licenceik számát, a bővítés azonban bármikor elvégezhető.
- A meglévő licencek csökkentése kizárólag a fordulónap időpontjától számítva néhány nap erejéig végezhető el. Akik nem élnek ezzel a lehetőséggel, azoknak a meglévő licenceik automatikusan fordulnak tovább a következő időszakra.
- Fordulónap előtti lemondás esetén nincs visszatérítés.
- A Dynamics 365 Business Central öröklicenc újonnani értékesítése megszűnik 2025. április 1-től. A meglévő rendszerek bővíthetők, de újonnan már nem lehet örökös licencet venni, csak Subscriptiont.
A Dynamics 365 Business Central online licencelése a felhasználók nevesített hozzáférésén alapszik. Ez azt jelenti, hogy minden felhasználónak saját licence van a szoftver használatához, és ezek a licencek azonosítják a felhasználót, aki jogosult a szoftver használatára. Az ilyen fajta licencelés azért lehet igazán jó választás a biztonsági és ellenőrizhetőségi szempontok mellett, mert lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy csak a szükséges licenceket vásárolják meg, elkerülve a felesleges kiadásokat.
Felhasználó típusok:
A licencelési konstrukció kiválasztása után a felhasználó típusokról kell döntést hozni. A Business Central felhasználóit lényegében három licenc típusba sorolhatjuk, amelyek az alapvető modulokhoz való hozzáférést határozzák meg. Ez alapján megkülönböztetünk teljes értékű felhasználókat (full users), korlátozott hozzáférésű felhasználókat (team members) és eszköz alapú hozzáférést.
Teljes értékű felhasználók (Full users)
Essentials csomag moduljai:
- CRM
- Értékesítés
- Beszerzés
- Készlet-, és raktárkezelés
- Projektkezelés
- HR
- Pénzügy
Premium csomag moduljai:
- Minden, ami az Essentials csomagban megtalálható, kiegészülve az alábbiakkal;
- Szerviz menedzsment
- Gyártás
Korlátozott hozzáférésű felhasználók (Team members)
Ahogyan a nevében is benne van, olyan korlátozott hozzáférést biztosít ez a licenctípus, amelyben többnyire általános feladatok végezhetők el, például számlaigazolás, olvasási jog, jelentés lekérdezések stb., azonban készletmozgással kapcsolatos vagy könyvelési feladatok nem végezhetők el benne.
Eszköz alapú hozzáférés (Device user)
Egy eszközre szóló licenc, amely lehetővé teszi egy célfeladatot ellátó eszköz számára, hogy hozzáférjen a rendszerhez. Ez hasznos lehet például a bolti értékesítési pontoknál vagy raktárakban, ahol több felhasználó használja ugyanazt az eszközt. Ilyen hozzáférést igényelhet például a MobileNAV mellé.
Külső könyvelő
Ez a licenc típus lehetőséget biztosít arra, hogy külső könyvelők is hozzáférhessenek a Business Central rendszerében található valós idejű pénzügyi kulcsadatokhoz, mint például pénzügyi jelentésekhez, Excel kimutatásokhoz stb. A külső könyvelő meghívásának egyszerű folyamatáról ide kattintva tudhatsz meg többet.
Ahogyan a technológia fejlődik és a vállalati igények változnak, a licencelési megoldások is folyamatosan alakulnak, ezért fontos lépést tartani az új licencelési lehetőségekkel és irányelvekkel. Ne feledd, a helyes licencstruktúra kiválasztása és segíthet elkerülni a felesleges kiadásokat és javítani az adatbiztonságot vállaltirányítási rendszeredben!
Ha további kérdésed merülne fel a licencelési módokkal, illetve azok árváltozásaival kapcsolatban, vedd fel velünk a kapcsolatot elérhetőségeink egyikén!
Szeretnél elsőként értesülni hasonló tartalmakról?
Ne felejts el feliratkozni hírlevelünkre! Élen járunk a technológiai fejlesztések követésében és szeretünk iránymutatást adni a Microsoft-megoldások újításairól, valamint azok megfelelő beállításáról.
Keresd szakértő kollégáinkat bátran kérdéseiddel kapcsolatban!
