A Business Central Team Members licenceket a Microsoft Dynamics 365 Business Central rendszerében olyan felhasználók számára hozták létre, akiknek csak korlátozott hozzáférésre van szükségük a rendszer használatához.
Számos felhasználó számára ideális megoldás, ha csak a korlátozott hozzáférésű licenceket kapják meg: például olyan munkatársaknak, akik csak információt fogyasztanak egy-egy kimutatáshoz, nem pedig aktívan dolgoznak a rendszerben, vagy vezetőknek, akiknek a riportokhoz kell hozzáférniük, de az operatív funkcionalitást nem igénylik, esetleg a támogató személyzetnek, akik csak jóváhagyásokat végeznek vagy időt, adatot rögzítenek a szoftverben.
FONTOS: bejegyzésünk általános tájékoztatás céljából született. A Team Members licenc-szel elérhető pontos funkcionalitás változhat. Az aktuális és részletes Team Members licenc által biztosított funkciókról és feltételekről kérdezze Microsoft Business Central szakértőinket.
Főbb lehetőségek a Team Members licenc használatával
A Microsoft Business Central Team Members licenc kedvezőbb árú, mint az Essentials vagy Premium licencek, és az alábbi főbb funkciókat biztosítja a felhasználók számára:
Adatok megtekintése
A Team Members licenc lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy hozzáférjenek a vállalati adatokhoz, de nem módosíthatják azokat. Ez különösen hasznos olyan munkatársaknak, akiknek információra van szükségük döntéshozatalhoz vagy ügyfélszolgálati munkához, de nem vesznek részt az adatok aktív kezelésében.
Ez a hozzáférés tehát olvasási jogosultságot jelent, melyben a felhasználó nem tud adatokat rögzíteni vagy adatokat módosítani ezekben a modulokban.
Példák:
- Ügyfélinformációk megtekintése (pl. név, cím, kapcsolattartó).
- Termékek és szolgáltatások listájának böngészése.
- Rendelések és számlák állapotának ellenőrzése.
- Jelentések, pénzügyi kimutatások, készletlisták megtekintése.
Egyszerű feladatok végrehajtása
A Team Members licenc lehetőséget ad néhány alapvető, személyes vagy adminisztratív feladat elvégzésére. Ezek nem igényelnek komplex tranzakciókat, illetve a használt funkciók segítik a munkafolyamatok gördülékeny működését, az üzleti modulok teljeskörű hozzáférése nélkül.
Példák:
- Személyes adatok frissítése: például telefonszám, e-mail cím, jelszó módosítása.
- Időbejegyzések rögzítése: például munkaidő, projektre fordított idő, jelenléti adatok.
- Költségbejegyzések: utazási vagy egyéb költségek rögzítése, amelyeket később jóvá kell hagyni.
- Jóváhagyások kezelése: például szabadságkérelmek, költségelszámolások vagy más munkafolyamatok jóváhagyása, vagy elutasítása.
Korlátozott írási, módosítási lehetőségek
A Team Members licenc lehetővé teszi, hogy az adott felhasználó legfeljebb tizenöt egyedi táblában módosítson adatokat. Ezeket a táblákat a kulcsfelhasználó, vagy fejlesztő határozza meg és általában olyan területeket fednek le, amelyek nem igényelnek komplex üzleti logikát.
Példák:
- Egyedi kérdőívek vagy belső nyilvántartások.
- Egyszerű adatgyűjtő űrlapok.
- Saját felhasználói beállítások vagy visszajelzések.
Fontos korlátozás a Team Members licencek esetén
A Team Members felhasználók nem hozhatnak létre vagy módosíthatnak olyan üzleti tranzakciókat, mint:
- Értékesítési vagy beszerzési rendelések.
- Számlák kiállítása.
- Készletmozgások vagy pénzügyi könyvelések.
Ez biztosítja, hogy a rendszer integritása megmaradjon, és csak a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók végezzenek kritikus műveleteket.
Mely pozíciók és cégek számára javasolt a Team Members licenc használata?
Pozíciók szerint
|
Ügyfélszolgálati munkatárs |
Csak megtekintik az ügyféladatokat, rendeléseket, de nem módosítanak tranzakciókat. |
|
Projektasszisztens |
Idő- és költségbejegyzéseket rögzít, státuszokat követ, de nem kezel pénzügyeket. |
|
HR munkatárs |
Személyes adatok frissítése, szabadságkérelmek jóváhagyása. |
|
Karbantartó / technikus |
Saját munkavégzés dokumentálása, időbejegyzés. |
|
Középvezetők / menedzserek |
Riportokat néznek, jóváhagyásokat végeznek, de nem kezelnek napi tranzakciókat. |
|
Külső tanácsadók / partnerek |
Csak betekintést igényelnek bizonyos adatokba, nem aktív felhasználók. |
Cégtípusok szerint
|
Kis- és középvállalkozások (KKV) |
Költséghatékony módja a nem kulcsfelhasználók bevonásának. |
|
Gyártócégek |
A gyártásban dolgozók adatokat rögzíthetnek, de nem kezelnek pénzügyi modulokat. |
|
Szolgáltató cégek |
Projektalapú munkavégzésnél idő- és költségbejegyzésre ideális. |
|
Több telephellyel rendelkező cégek |
Távoli vagy részmunkaidős munkatársak számára olcsó és praktikus hozzáférés. |
|
Növekvő vállalatok |
Skálázható megoldás a nem adminisztratív felhasználók számára. |
További mérlegelendő szempontok a Team Members licenc kapcsán
Jogosultságkezelés és biztonság
Minimális jogosultság elve: a Team Members licenc segít abban, hogy a felhasználók csak azt lássák és módosítsák, amire valóban szükségük van – ez csökkenti az adatvesztés vagy hibás módosítás kockázatát.
Auditálhatóság: a korlátozott hozzáférésű felhasználók tevékenysége is naplózható, ami fontos lehet megfelelőségi (compliance) szempontból.
Skálázhatóság és költséghatékonyság
A Team Members licenc költséghatékony módja annak, hogy sok munkatársat bevonjunk az ERP rendszerbe anélkül, hogy mindenkit teljes licenccel látnánk. A korlátott funkcionalitású rendszer pedig a hozzáférés mértékének megfelelően kedvezményes díjszabású.
Skálázható: ahogy a cég nő, a Team Members licenc lehetővé teszi, hogy új munkatársak gyorsan és olcsón hozzáférjenek a szükséges információkhoz. Illetve amennyiben egy-egy kolléga előrébb lép, a licenc bővítésével új funkciók, felelősségi körök válhatnak számára elérhetővé.
Munkafolyamat-integráció
A Team Members felhasználók részt vehetnek jóváhagyási folyamatokban, ami segíti a vállalati workflow-k gördülékeny működését. Például: egy értékesítési vezető jóváhagyhat egy árajánlatot anélkül, hogy teljes értékesítési modult használnia kellene.
Elemzések és riportálás
A Team Members licenc lehetővé teszi a riportok és dashboardok megtekintését, így a vezetők és elemzők hozzáférhetnek a szükséges adatokhoz anélkül, hogy módosítanák azokat. Ez különösen fontos adatvezérelt döntéshozatal esetén.
Oktatás és elfogadás (user adoption)
A Team Members licenc egy jó belépési pont azoknak a felhasználóknak, akik még nem dolgoztak ERP rendszerrel, mert nem teszi szükségtelenül bonyolulttá és összetetté az általa használt infrastruktúrát. Egy egyszerűbb rendszer betanítása jóval egyszerűbb, míg a teljes funkcionalitás megtanításával feleslegesen rabolnánk kollégáink munkaidejét, illetve akár üzleti, adatvédelmi kockázatot is rejtene, ha minden dolgozó minden adatot látna, illetve módosíthatna, akár véletlenül is.
Emellett számos felmérés kimutatta, hogy az ERP rendszerek sikeres bevezetésének egyik legnagyobb gátja a dolgozói ellenállás, idegenkedés és az új rendszertől való távolságtartás. Egy egyszerűbb felülettel és kevesebb funkcióval rendelkező licenc bizonyítottan könnyebb betanítást és gyorsabb elfogadást eredményez..
Licenc megfelelőség és audit
Fontos, hogy a cégek ne használják túl a Team Members licencet (pl. ne végeztessenek vele olyan feladatokat, amikhez Essentials vagy Premium kellene), mert ez licencelési audit során problémát okozhat. A Microsoft rendszeresen ellenőrzi a licencelési megfelelést.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
A Microsoft Dynamics 365 Business Central egy modern, felhőalapú vállalatirányítási rendszer (ERP), amely hosszú fejlődési folyamat eredményeként jött létre. Története egészen 1983-ig nyúlik vissza, amikor három dán egyetemista – Jesper Balser, Torben Wind és Peter Bang – megalapította a Personal Computing and Consulting (PC&C) nevű céget. Az első termékük, a PC Plus, 1985-ben jelent meg, majd 1987-ben kiadták a Navigator nevű könyvelőprogramot, amely már többfelhasználós működést is támogatott.
A szoftver 1990-től kezdve terjedt el Európában, majd 1992-ben az Egyesült Államokban is megjelent. 1995-ben a cég nevét Navision Software-re változtatták, és kiadták a Windows 95-re épülő Navision Financials 1.0 verziót. A Microsoft 2002-ben felvásárolta a Navisiont, és a terméket 2005-ben Microsoft Dynamics NAV néven integrálta saját ERP portfóliójába.
A következő években a Dynamics NAV folyamatosan fejlődött, egyre több integrációval (pl. Office 365, Power BI), majd 2018-ban a Microsoft elindította a Dynamics 365 Business Central felhőalapú változatát. Ez a lépés jelentős paradigmaváltást hozott, hiszen a rendszer immár bárhonnan elérhetővé vált, és lehetőséget biztosított előre elkészített, iparágspecifikus bővítmények használatára is.
A Business Central teljes funkcionalitással rendelkezik a pénzügy, ügyvitel, projektmenedzsment, marketing, CRM és HR területeken, és teljes mértékben testreszabható. A Power Platform integráció révén az üzleti felhasználók fejlesztői tudás nélkül is képesek egyedi megoldásokat létrehozni.
2025-re a Business Central az egyik legnépszerűbb ERP-megoldássá vált világszerte, különösen a kis- és középvállalkozások körében. Több mint 100 országban érhető el, és a felhasználók száma folyamatosan növekszik, köszönhetően a rendszer rugalmasságának, skálázhatóságának és a Microsoft ökoszisztémába való szoros integrációjának.
Szeretnél elsőként értesülni hasonló tartalmakról?
Ne felejts el feliratkozni hírlevelünkre! Élen járunk a technológiai fejlesztések követésében és szeretünk iránymutatást adni a Microsoft-megoldások újításairól, valamint azok megfelelő beállításáról.
Keresd szakértő kollégáinkat bátran kérdéseiddel kapcsolatban!
